a) Establecimiento de parámetros de control
Establecidos con referencia al plazo, al coste y a la calidad. ¿Qué se espera lograr? ¿Qué desviaciones se pueden tolerar? En nuestro ejemplo de Comic Look, por ejemplo la entrega del primer fascículo debe realizarse a finales de mes. Se acepta una desviación de una semana. Este parámetro debe ser concreto y mensurable. No sirven definiciones vagas como "procurar plazos de entrega rápidos".
b) Establecimiento de hitos de control y revisiones
Pueden marcarse a priori momentos relevantes concretos, hitos de control, que nos ayuden a verificar la situación real en la que se encuentra el proyecto. Paralelamente pueden establecerse revisiones periódicas de los resultados alcanzados, comparándolos con lo planificado en cuanto a costes, plazos y calidad. También pueden realizarse estimaciones de tiempo y coste para completar las tareas. ¿Se necesitan más recursos? ¿Se prevén problemas con el personal participante? ¿Hay posibilidad de completar algún paquete de trabajo antes de lo previsto?
c) Plan de seguimiento
La revisión, por lo general, la llevará a cabo el director del proyecto y paralelamente el cliente. Determinar el tipo de información que debe aportar cada recurso y con qué periodicidad. Debe definirse el papel del responsable de cada tarea en la revisión y la información que ha de ofrecer.
d) Medición y comparación
Se recoge información sobre la actividad requerida y se compara con la planificación del proyecto. Los valores que se han de comparar son los costes, los plazos y la calidad. A continuación se decide si los resultados están dentro de nuestros límites de tolerancia; si no es así, deberán tomarse medidas correctoras.
e) Toma de decisiones
Ante posibles desviaciones es preciso encontrar sus causas y tomar las decisiones adecuadas para corregirlas o para reducir sus posibles efectos negativos. Vamos a dedicarnos en exclusiva a este proyecto y aparcaremos todas las demás tareas. Es de suma importancia que las decisiones, en la medida de lo posible, sean compartidas con el equipo. Asegurémonos de tener suficiente información. Deberemos valorar la aplicación de las acciones correctoras.Las acciones correctoras sirven para:
— Paliar errores pasados.
— Minimizar errores en curso.
— Evitar errores futuros.
f) Realización de informes de seguimiento
Sobre el consumo de recursos, avance de los trabajos, estimaciones de tiempo y costes para completar cada tarea:
— Debe tenerse en cuenta a quién van dirigidos.
— Han de ser breves.
— Se tienen que hacer llegar a quien realmente los precise.
— Se recomienda la inclusión de gráficos y diagramas; facilitan la visión del contenido.
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