APROVECHAR LA OPORTUNIDAD
A continuación se presenta una relación de las situaciones más típicas donde podemos perder tiempo, el resto deberá descubrirla por su cuenta pues se relacionan más bien con las condiciones específicas de su trabajo.
a) Viajes
Es una fuente importante de minutos perdidos. Las posibilidades son muchas, aquí sólo van algunas. Si viaja en auto con chófer puede disponer hasta de horas completas en dependencia de lo largo del viaje. Si es por avión tendrá oportunidades en el trayecto al aeropuerto, la espera allí, la demora en la salida, el viaje mismo, los cambios de avión en vuelos internacionales, etcétera.
b) Reuniones
Es lamentable, pero muchas de ellas empiezan tarde y ese es tiempo aprovechable. Otras veces la reunión tiene ocho puntos pero usted sólo tiene que ver con el cinco. Si a pesar de ello tiene que quedarse desde el principio hasta el final, ¿por qué no aprovechar el tiempo de los siete puntos restantes en vez de amargarse o hacer dibujos en una hoja en blanco? Puede ser que la reunión en que se encuentra se descontroló, se salió de su objetivo y usted no puede hacer nada pues el conductor está en la luna. A lo mejor lo enviaron a una reunión absurda en la que el único valor es el del tiempo que se pierde. No lo pierda usted.
c) Teléfono
El tiempo que media entre cuando colgó el teléfono al que usted llamaba pues sonaba ocupado y la acción de volver a teclear el número, o aquel personaje que nos dice "cuelga que enseguida te llamo" y usted se pone a esperar hasta que suena el timbre.
d) Interrupciones ajenas
Por ejemplo, usted está despachando con alguien pero este tiene de pronto que atender una larga llamada, recibir una visita inesperada, ir a ver a su jefe que lo llamó o salir a hacer una consulta en relación con lo que está conversando. En cualquiera de estos casos usted se queda en el aire. Aproveche esos minutos, se los están regalando.
e) Ordenador
Creada para hacer las cosas más fáciles y rápidas son también una fuente de minutos sueltos que se pierden irremediablemente. Por ejemplo cuando usted está haciendo búsquedas en Internet, la demora entre bajar un material y que aparezca en pantalla resulta a veces demasiado largo para nuestra paciencia y aunque no sea mucho, si durante la mañana bajó 20 archivos, la espera entre unos y otros le puede sumar varios minutos.
f) Intervalos y suspensiones
Entre una actividad y la que le sigue aparecen a veces pequeños intervalos de tiempo que nadie puede prever y que son aprovechables, sobre todo para asuntos que pueden resolverse con rapidez. Por otra parte, a veces se producen interrupciones y no sabe cómo emplear esa media hora que de pronto ponen en sus manos. Tenga en cuenta también esta posibilidad. No la dedique a jugar con su teléfono móvil y aprovéchela.
g) Demoras en general
Es una fuente importante, no tanto por su duración como por su frecuencia. Fue a recoger el vehículo que dejó reparando y le dicen que se siente y espere un rato, fue a hacer una gestión en una oficina y le dan el turno cuarenta y tres (van por el ocho), tiene un despacho con su jefe y éste no ha terminado con el anterior, el bus que lo recoge para llevarlo al trabajo viene hoy con retraso, etc. Son realmente unos cuantos.
h) Esperas que no son demoras
Hay otras fuentes que no son demoras, ni interrupciones, ni colas, ni nada anormal. Son simplemente esperas de carácter natural como la que le corresponde hacer mientras le envuelven un regalo en una tienda, le arreglan el pelo en la peluquería o le reparan el ordenador.
ACTIVIDADES A REALIZAR CON LOS LADRONES DE TIEMPO
Las posibilidades son infinitas tanto de orden laboral como personal (la elección es suya). A continuación una guía mínima de actividades que puede ejecutar durante los minutos que le roban los ladrones de tiempo:
a) Leer
Muy socorrida pues no requiere medios especiales. Si sale de su oficina (generalmente es ahí cuando se presentan los minutos sueltos) tenga a mano materiales para leer y se asombrará de lo rápido y bien que lee en esos minutos, alejado de su ambiente regular.
b) Escribir
Requiere un poquito más de condiciones pero no muchas. Puede responder a cartas de trabajo o personales, informes, síntesis de una reunión, etcétera. Si dispone de una grabadora de mano aproveche para dictar y crearle trabajo a la secretaria. Si tiene un ordenador portátil, no sólo puede escribir sino preparar y consultar base de datos, elaborar informes completos, preparar una presentación para la próxima junta e incluso enviar cualquiera de ellos por correo electrónico al destinatario.
c) Planificar
Puede preparar el proyecto de ejecución de una tarea, definir los pasos a seguir para ejecutar algo, establecer la forma en que va a organizar cierta reunión importante, revisar su lista de tareas y hacer ajustes en las prioridades, etc. Tenga a mano datos o elementos que le permitan hacer algunas de estas cosas.
d) Vaciar memoria
Hemos tomado prestado este término del campo de la informática. "Descargue" ideas, iniciativas o sueños en una hojita de papel. Anote sin ninguna organización cosas de las que se acuerda de pronto y que son candidatas a su lista de tareas. Haga una auto tormenta de ideas sobre un asunto de interés. Atrape en general lo que su mente produce, sobre todo si usted es del tipo creativo.
CAMBIAR EL MÉTODO
En el caso del teléfono, si tiene secretaria o auxiliar haga todas sus llamadas mediante ellos y pídales que sólo se la pasen cuando el interlocutor adecuado esté en línea. La otra idea es hacer la llamadas por bloques, es decir acumularlas para un momento determinado, organizar una lista en borrador con los números y los puntos y de esta forma reducir los baches entre llamadas y esperas. Otra posibilidad, también en relación con el ordenador, es aprovechar su capacidad para la multitarea. Por ejemplo, usted está bajando un archivo de internet que le tomará cinco o diez minutos al menos. Mientras tanto, usted puede trabajar haciendo una tabla en una hoja de cálculo, redactando varias cartas para sus corresponsales o completando la presentación que dejó pendiente el día anterior. Ya tiene ahí las ideas fundamentales. Le corresponde ahora ir creando reflejos condicionados que le permitan reaccionar positivamente ante los minutos que se le aparezcan. Tenga a mano tareas que atender y medios para ejecutarlas. Ahora todo depende de usted. Es muy probable que cada uno de nosotros podamos gestionar mejor nuestro tiempo en la empresa en beneficio propio y de la misma, y si alguna vez hacemos perder el tiempo a otros, eso también es sin duda evitable. En la actuación cotidiana, y en la medida en que cada uno pueda administrarse su tiempo, serían de aplicación los consabidos consejos: conocer y respetar las prioridades, dedicar el tiempo justo y necesario a cada asunto, y evitar el aparcamiento indefinido de tareas pendientes. Gestionar adecuadamente el tiempo -sin renunciar a algunos minutos de descanso varias veces al día, condimentados si es posible con buen humor- se traduce en una mejor contribución a resultados, en una mayor satisfacción profesional, y seguramente en la apertura de huecos para adquirir nuevos conocimientos siempre necesarios.
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