a) Fijar una fecha: Esto se hará teniendo en cuenta la agenda de la personalidad o autoridad que queremos que presida la inauguración o la clausura que vamos a celebrar.
b) Confección de la lista de invitados: La lista de invitados se deberá hacer de acuerdo a las características y el motivo de la celebración de la inauguración o clausura y de acuerdo con la directiva de nuestra empresa.
c) Confección de las invitaciones: Deberán ser austeras y nominativas, donde aparezca el logotipo de la empresa y el día, fecha y lugar del evento.
d) Medio de transporte de los invitados: Si la inauguración se va a celebrar en un lugar donde el aparcamiento es muy difícil, últimamente se soluciona con "servicios lanzadera", esto es, microbuses que recogen a los invitados en un lugar de fácil acceso hasta el lugar de celebración. En caso de que los asistentes vayan a ir en su coche particular se deberán habilitar zonas de fácil aparcamiento, cerca del lugar de celebración de la inauguración.
e) Confirmación de asistencia de los invitados principales: Esto hace referencia a invitados que, por su cargo o relevancia, requieran un tratamiento protocolario específico.
f) Control de accesos al lugar de celebración de la Inauguración o clausura: Este control se realizará para evitar que personas ajenas al evento entren en el mismo. Estos controles se hacen en la puerta, pidiendo la invitación o acreditación que le permita el acceso a las instalaciones.
g) Seguridad: En caso de la asistencia de personalidades públicas el servicio de seguridad se deberá coordinar con los diferentes cuerpos de seguridad (Policía local, Policía Nacional, Guardia Civil, etc...)
h) Decoración del lugar de celebración: Todo el ornamento del entorno donde se celebre el acto debe ser sobrio y discreto, y siempre utilizando los colores corporativos, las banderas de la empresa y el logotipo de la misma.
i) Catering y comida que se va a servir en la inauguración: La comida de este tipo de eventos debe ser ligera, normalmente se ofrece un cóctel, respetando los usos y costumbres de los invitados al acto, tener en cuenta la religión del lugar donde se celebre, etc.. La elección del catering se hará en función del presupuesto con el que se cuente, el nivel de los invitados, el tipo de inauguración o clausura de que se trate, etc..
j) Programa del evento: Será el documento que nos ayude durante el transcurso del acto, y deberá contener:
— Listado de invitados.
— Horario de llegada de las autoridades.
— Horario de llegada del resto de invitados.
— Qué representante de la empresa va a recibir a las diferentes autoridades.
— En caso de hacer un breve discurso, colocación de placa conmemorativa, entrega de galardones etc.., lugar y momento.
— Personal encargado de la atención de los invitados.
— Horario (aproximado) de finalización.
— Despedida de las autoridades por el representante de la empresa o encargado de este cometido (normalmente debe ser la persona que dio la bienvenida a las autoridades).
k) Medios de comunicación: Transporte y documentación que se entregará a los periodistas asistentes al evento, para facilitar su trabajo, y permitir que publiquen lo que más interese a la empresa.
l) Documentación para los invitados: Normalmente se entrega una bolsa en la que se incluyen libros, trípticos, bolígrafos, etc...
m) Rótulos con el nombre del invitado en el asiento destinado para cada uno de ellos.
n) Orden del acto de inauguración o clausura: Es un documento donde se detalla el desarrollo del acto y que se coloca en la mesa presidencial, para que los interesados sepan cuándo deben intervenir, quién debe cerrarlo, el orden en el que se van a producir las intervenciones, quién va a dar la palabra, entrega de galardones, etc...
ñ) Confección de una placa conmemorativa de la inauguración.
o) Colocación de la cinta para el corte inaugural: Se buscará una placa con los colores de la empresa y una cinta (generalmente con los colores de la bandera de la Comunidad Autónoma o la bandera de España en actos oficiales). En este punto es muy importante no olvidar tener una o dos tijeras para el corte.
p) Cortina: Para tapar la placa conmemorativa.
q) Guardarropa: Sobre todo en las fechas más frías del año es necesario tener una o dos personas asignadas al personal auxiliar, que en el lugar que determinemos para este cometido se encarguen de recoger las prendas de abrigo y almacenarlas para su posterior entrega. Este servicio debe contar con tickets o llaveros identificativos con las que diferenciar las prendas, su fácil clasificación y agilidad en la entrega.
r) Ceniceros: Aunque cada vez son menos las personas que fuman, siempre es recomendable destinar una zona para fumadores, y sobre todo en este tipo de actos, en los que los invitados están de pie y se pueden mover con facilidad. La zona vendrá bien señalizada y se colocarán ceniceros para su fácil localización. También se pueden colocar ceniceros por las zonas de "no fumado- res" para que los pequeños papeles, servilletas etc.. no tengan que quedarse sobre las mesas o en el suelo.
s) Servicios WC: Deben estar bien señalizados, para facilitar su uso. En caso de ser una Inauguración organizada en los exteriores de nuestra empresa, es recomendable instalar servicios químicos, y tener una persona, o dos, asignada al personal auxiliar que se dedique a la limpieza de los mismos.
t) Prendas o vestimentas especiales: En caso visitar factorías, laboratorios, etc... siempre se debe cumplir con las normas de seguridad, para lo cual deberemos tener preparados guantes, gafas protectoras, batas, etc...
u) Distribución del personal destinado al acto: Deberemos crear un listado de todo el personal que va a trabajar en el acto, donde figure además del nombre, su cometido, responsabilidades y persona de la que va a depender.
v) Megafonía: Se debe contar con un equipo de megafonía lo suficientemente potente como para que todos los asistentes puedan seguir las palabras de los invitados de honor y poder así seguir el acto sin ningún tipo de problema.
w) Servicio de fotógrafos: Esto se suele hacer en caso de que asistan personalidades, o autoridades y a la empresa le interesara sacar fotografías para su consumo interno, e incluso de cara a enviar algún tipo de nota de prensa.
El desarrollo protocolario tanto de una inauguración como de una clausura son similares, e incluso existen casos en los que van unidos. Normalmente el procedimiento debería ser de la siguiente manera:
a) El Anfitrión, o anfitriones recibirán y saludaran a los invitados. En caso de estar invitada una autoridad, el anfitrión deberá recibirlo a pie de coche y hacer él mismo las presentaciones al resto de invitados, además de atenderla directamente, como gesto de cortesía.
b) El Responsable de Protocolo de la empresa coordinará la llegada de todos los invitados, haciendo las oportunas presentaciones y acompañando al invitado de honor al lugar donde se vaya a realizar el acto de inauguración. En caso de haber sido el anfitrión del evento quien ha recibido al invitado de honor, el responsable de Protocolo acompañará a ambos hasta el lugar donde vaya a realizar el acto de inauguración.
c) En el caso de que la autoridad invitada a la recepción fuera por ejemplo un Ministro, el Presidente del Gobierno o un representante de la Casa Real, los anfitriones se colocarán de forma lineal y encabezada por el máximo responsable de la empresa, que será quien se acerque al vehículo y salude a la autoridad.
d) En las invitaciones se habrá convocado a los invitados una media hora antes de que llegue el invitado de honor por lo que el servicio de Protocolo va a disponer de esos treinta minutos para colocar a todos los invitados al evento y hacer las pertinentes presentaciones.
e) Los invitados se irán colocando detrás de la cinta inaugural, ya que inaugurar un edificio, sala, etc.., con los invitados dentro no tiene ninguna lógica.
f) Los medios de comunicación invitados al acto, se colocarán en el lado opuesto al corte de la cinta, con el fin de que puedan recoger el momento del corte de la misma.
g) Una vez realizado el corte de la cinta se pasará al interior de las instalaciones para descubrir la placa conmemorativa. En el lugar donde se realice esto, se reservará un lugar donde los medios de comunicación puedan recoger fielmente el momento del acontecimiento.
h) A continuación se hará un breve recorrido por el lugar inaugurado, donde los anfitriones darán una breve explicación a las autoridades invitadas.
i) Los parlamentos se harán siguiendo el orden designado por el Real Decreto de Precedencias del Estado en caso de asistencia de autoridades oficiales. Para los parlamentos se dará un espacio de tiempo suficiente para que entren los invitados y se coloquen, sin que se produzcan interrupciones innecesarias y molestas.
j) Durante los discursos, se aprovechará para que el invitado de honor firme el libro de honor de la empresa, siempre con la prensa como testigo de excepción.
k) Terminados los parlamentos, se dirigirá a los invitados al área reservada para la recepción. A partir de este momento se procederá como si de una recepción se tratara.
l) En este caso, la duración de la recepción no deberá ser superior a una hora, ya que llevaremos una hora, más o menos de acto y podemos cansar a los asistentes.
m) La finalización de la recepción debe seguir unas mínimas pautas de educación, como son:
— Supresión de la comida y de la bebida.
— Los anfitriones se colocarán en la puerta de salida, de un modo visible para el resto de los invitados.
— Nunca se apagarán luces o música si la hubiera, sí se puede bajar el volumen.
— Cualquier pauta que consideremos, siempre y cuando no rocemos la mala educación.
n) La despedida de los invitados se hará en la puerta de salida del lugar donde se ha celebrado el acto, en caso de que algún invitado decidiera irse antes de la finalización del evento, normalmente será éste quien busque al anfitrión para despedirse.
No hay comentarios:
Publicar un comentario