FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Como caso más general, las atribuciones que tiene encomendadas el Departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa pueden ser agrupadas de la siguiente forma: 

— Incorporación y selección del personal. En concreto, se ha de ocupar de: 

— Planificación de plantillas. 

— Procesos de selección de personal. 

— Procesos de incorporación e integración del personal. 

— Seguimiento y evaluación del personal en el período de prueba. 

— Desarrollo de los Recursos Humanos de la empresa.

 Las acciones concretas a realizar pueden catalogarse en: 

— Evaluación del desempeño de la actividad laboral. 

— Entrenamiento y formación del personal. 

— Motivación del personal. 

— Técnicas de participación del personal: políticas de información y comunicación. 

— Reorientación profesional. 

Concretamente, el departamento se ha de ocupar de: 

— Promoción del personal. 

— Programación y preparación para la jubilación anticipada. 

— Desvinculación del personal. 

— Falta de integración del personal: individual o grupal. En definitiva, el objetivo final de las atribuciones que tiene a su cargo el Departamento de Recursos Humanos no es otro que conseguir una mejora en la administración de los mismos, lo que finalmente se traduce en un incremento de la productividad y en último término en un incremento del beneficio o lucro de la empresa, que es su fin último. 

Resumiendo, las funciones más importantes que tiene a su cargo el Departamento de Recursos Humanos son, entre otras, las que se relacionan a continuación: 

— La organización del trabajo, especialmente en cuanto a determinar los condicionamientos motivadores. 

— Cumplimiento de las obligaciones legales para con los trabajadores: salarios, jornadas de descanso, etc.

 — Exigencia del rendimiento y comportamiento adecuado. 

— La disciplina en el trabajo. 

— Prevención y actuación en los conflictos colectivos. 

— Determinación del nivel relativo de salarios y administración de los mismos. 

— Realizar y controlar la selección y promoción del personal. 

— Responsabilizarse de los planes de formación del personal, una vez aprobados por la Alta Dirección. 

— Responsabilizarse del funcionamiento general del plan de seguridad e higiene en el trabajo. — Seguir una adecuada política de desvinculación de la empresa.

 — Etcétera. 

MEJOR ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD INCREMENTO DEL BENEFICIO EMPRESARIAL

 El Departamento de Personal, para conseguir el oportuno desarrollo de la plantilla, para la administración de los empleados y para la consecución de un buen clima laboral, realiza las siguientes tareas (según Félix A. Nigro, Administración Pública de Personal, BOE): 

«1. Creación de una estructura de organización que lleve a la práctica las actividades integrantes de la función, una estructura en la que estén claramente definidas las competencias de todos los que participan en la ejecución de dichas actividades. 

2. Una calificación de puestos de trabajo sistemática y flexible, y el establecimiento de un sistema retributivo justo, que tenga en cuenta la poderosa competencia que ofrece el sector privado. 

3. Un sistema de reclutamiento bien concebido y la atracción de buenos aspirantes por medio de unas técnicas positivas. 

4. Un buen sistema de selección que permita el nombramiento de los aspirantes más aptos y su colocación en los puestos para cuyo desempeño estén más capacitados. Desarrollo de los Recursos Humanos Reorientación Profesional Incorporación y selección - Planificación de plantillas. - Procesos selección. - Procesos de incorporación. - Técnicas de integración del personal. - Seguimiento y evaluación del periodo de prueba - Evaluación del desempeño de la actividad. - Entrenamiento del personal. - Formación personal. - Técn. de motivación. - Técnicas de participación: - Información - Comunicación - Promoción del personal - Desvinculación del personal. - Falta de integración: - De individuos. - De grupos. - Programación de la jubilación anticipada. 

5. Unos cursos de formación, dentro del servicio, que cubran todos los aspectos y que están enderezados al mejoramiento de la pericia técnica de los funcionarios, a la elevación de su moral y a la preparación de los mismos para la promoción. 

6. Un plan satisfactorio de calificación periódica de la eficiencia de los funcionarios, al objeto de mejorar su rendimiento y determinar cuáles son los más competentes. 

7. Un sistema de promoción basado principalmente en los méritos de los aspirantes, con el objeto de establecer una modalidad de carrera merced a la cual las personas capaces se sientan atraídas al servicio y, de acuerdo con su rendimiento, vayan subiendo la escala hasta llegar a los puestos de más elevada calificación. 

8. Esfuerzos constantes para elevar la técnica de relaciones humanas de los supervisores y, en general, que se dedique la atención adecuada a los factores humanos. 

9. Un programa completo encaminado a mantener la moral y la disciplina del personal en un buen nivel». Por su parte, PEÑA BAZTÁN (op. Cit., pág. 50 y ss.) señala para el Departamento de Personal cuatro tipos de funciones: directivas, básicas, derivadas y auxiliares. 

Desarrolla así las funciones básicas:

 1. Función distributiva (salarios) cuyo objetivo es repartir adecuadamente el fondo de salarios, así como diseñar las líneas generales de salarios de modo que suprima o reduzca la rotación innecesaria y no impida la contratación de nuevos empleados. 

2. Función formativa (formación). Tiene la misión de descubrir las deficiencias formativas de los empleados, actualizar sus conocimientos sobre técnicas útiles aplicables a la empresa, impartir la enseñanza que sea necesaria (o buscar monitores externos), conocer los centros de formación técnica y cursos que imparte que sean útiles para la empresa y promover el desarrollo humano de la plantilla a través del perfeccionamiento profesional. 

3. Función analítica (empleo). Su misión es ubicar a cada trabajador en el puesto en que pueda rendir más y seleccionar a los candidatos más idóneos de los existentes en el mercado.

 4. Función sanitaria (servicio médico) para cuidar el estado sanitario del personal y comprobar el de nuevo ingreso, realizar controles y prestar asistencia en casos de accidentes o enfermedades. 

5. Función preventiva (seguridad) al objeto de prevenir accidentes laborales o incendios. 

6. Función social y normativa (relaciones laborales) para fomentar el bienestar de los empleados e incrementar su «moral» de trabajo, atender a qué servicios e instalaciones le presten óptima asistencia, optimizar los niveles de convivencia, interpretar y aplicar los reglamentos, recoger y canalizar las exigencias de los empleados a través del Comité de Empresa y de los delegados y dinamizar la información tanto ascendente como descendente. 

7. Función auxiliar (servicios generales) para supervisar el trabajo de todo el personal subalterno de la empresa y para controlar los servicios comunes a todos los Departamentos. LUIS PUCHOL (1994) establece así las «funciones» de la función de personal de Recursos Humanos 

— La función de Empleo tiene como objetivo el proporcionar a la Organización en todo momento el personal necesario, tanto en sentido cuantitativo como cualitativo, para desarrollar óptimamente los procesos de producción y/o de servicios, y esto con un criterio de rentabilidad económica. Como la empresa no siempre precisa el mismo número de personas, debido a causas tales como la estacionalidad, momentos de expansión o de depresión, etc., la función de empleo comprende dos tipos de procesos: aditivos (añadir gente a la organización) y sustractivos (reducir el número de personas que trabajan en la empresa). Entre las tareas frecuentes de esta función nos encontramos: la planificación de plantillas, la descripción de puestos de trabajo, los estudios del mercado laboral, la búsqueda de fuentes de reclutamiento, la realización de procesos de selección, acogida e inserción del personal recién ingresado, los estudios de reducción de plantillas, las acciones tendentes a la « descontratación » de efectivos laborales, etc. 

— La función de Administración de Personal se refiere al manejo burocrático, al «papeleo», en relación con el personal de la empresa. Desde que una persona ingresa en una organización hasta que cesa de prestar sus servicios en ella, se origina una gran cantidad de estos trámites administrativos. La firma y registro del contrato, la elaboración de las nóminas y recibos de salarios, las retenciones de IRPF y de Seguridad Social, y el consiguiente abono de las mismas a los organismos oficiales correspondientes; el establecimiento de la jornada laboral, de los turnos de trabajo y la gestión de horas extraordinarias; los permisos, vacaciones, bajas por enfermedad o por maternidad, las excedencias, disciplina laboral, etc., son otros cometidos de esta función de Administración de Personal. 

— La función de Retribución trata de conseguir el establecimiento de una estructura tura de salarios que idealmente debe cumplir el triple objetivo de ser internamente equitativa, externamente competitiva y motivadora. Los estudios salariales; el establecimiento de sistemas retributivos, la elaboración de sistemas de incentivos o primas; los sistemas de medición de los resultados individuales o grupales, el establecimiento de sistemas de fringe benefits, de bonuses, etc., son actividades típicas de esta función de Retribución.

 — La función de Dirección y Desarrollo de Recursos Humanos se refiere a la necesidad de que los individuos crezcan dentro de la organización y con la organización, que se estimulen a trabajar cada vez más y mejor, así como a desempeñar puestos con mayores responsabilidades. Esta función, quizás la más delicada y compleja de Personal, comprende las subfunciones de Comunicación y Participación, de Formación, Promoción y Desarrollo, de Evaluación del Desempeño, de Evaluación del Potencial, de establecimiento de Planes de Carrera, de Motivación Laboral, diagnóstico y tratamiento del clima laboral y establecimiento de los sistemas de liderazgo más adecuados. 

— La función de Relaciones Laborales tiene que ver con el tratamiento del conflicto individual (trabajador disconforme con su retribución, sancionado o despedido; descontento por los más variados motivos) y del conflicto colectivo, que, a su vez, puede ser parcial (de una parte de trabajadores de la empresa) o total. La atención de quejas y reclamaciones; el tratamiento de los contenciosos que se generen; la representación de la empresa ante la Magistratura de Trabajo; las relaciones con el Comité de Empresa y su diversas Comisiones (de Seguridad e Higiene, de Relaciones Industriales...); las negociaciones con el Comité, el establecimiento de los convenios colectivos, el tratamiento de los paros, huelgas, ocupaciones, etc. forman parte de esta función, quizás la más dura de todo el quehacer del Departamento. 

— La función de Servicios Sociales se refiere al establecimiento y gestión de las medidas voluntarias que la empresa establezca para mejorar el clima laboral. Esta función en la actualidad se encuentra mal definida. Tanto la empresa como los trabajadores rechazan los servicios sociales de corte paternalista que daban a título de caridad lo que deberían dar a título de justicia, pero por otra parte, los modernos sistemas de servicios sociales, por ejemplo, el llamado sistema de cafetería, no se han abierto aún paso en nuestras empresas. El establecimiento y gestión de servicios asistenciales complementarios y voluntarios, las actividades sociales y recreativas; los sistemas de préstamos y anticipos; los comedores de empresa, el asesoramiento legal gratuito al personal, las ayudas en caso de enfermedad, accidente o infortunio familiar, las becas de estudio para el propio personal y/o para los hijos de los trabajadores; los sistemas de fondos de pensiones a cargo de las empresas, etc. son algunas de las actividades típicas de esta función. 

Consejos prácticos en el desarrollo de las funciones de un departamento de Recursos Humanos: 

— Cubrir los puestos de la empresa con personas de la propia empresa, preferentemente. 

— Reclutar personal igual o mejor que el actual. 

— Reclutarlo, siempre que sea posible, en la propia empresa. 

—Tener siempre actualizado el Sistema de Información de Personal, para suplir posibles puestos o cumplir nuevas funciones. 

— Destinar para cada función a la persona más adecuada. 

— Conseguir que todo empleado tenga potencialmente aptitudes para otros puestos, además del suyo. 
—Admitir ex-empleados, sólo en casos especiales. 

—Admitir y mantener parientes próximos (consanguíneos o afines) de empleados, sólo en puestos que no estén directamente subordinados a éstos.

 — Proporcionar a todo empleado recién admitido la orientación necesaria para la perfecta integración en el grupo y en la empresa. 

— Formar y entrenar adecuadamente a todas las personas para el buen desempeño de sus funciones, y para el desarrollo continuo tanto personal como técnico, funcional y económico. 

— Mantener un capital humano que satisfaga cuantitativa y cualitativamente las necesidades de la empresa a corto, medio y largo plazo. 

— Evaluar continuamente el desempeño de todos los empleados para fines de traslados, entrenamiento, formación, y para conocer el potencial humano de la empresa. 

— Trasladar de una ciudad a otra sólo cuando ello signifique promoción, salvo en casos muy especiales. —Acompañar la promoción con un aumento de salario, como incentivo.

 — Remunerar adecuadamente, considerando el rendimiento individual, el puesto desempeñado, la oferta y demanda en el mercado de trabajo y las posibilidades económicas de la empresa. 

— Establecer unas remuneraciones internamente equitativas, respetando las variaciones en el mercado de trabajo en las diversas áreas geográficas. 

— Desarrollar planes que ofrezcan beneficios sociales a los empleados. 

— Proporcionar a los empleados las condiciones materiales adecuadas para el desempeño de sus respectivas funciones. 

—Aprovechar de la mejor manera posible, las capacidades individuales. 

— Comunicar a los empleados los reglamentos, las normas y las informaciones que deben conocer. 

— Facilitar el derecho a exponer quejas y proponer sugerencias. 

—Asegurar un clima laboral positivo. 

— Desarrollar el espíritu de equipo y de mantenimiento de una moral elevada.

 -- Estimular la participación en la gestión de la empresa. 

-- Revisar continuamente las normas de personal.