A pesar de los grandes avances de la tecnología, la palabra sigue siendo uno de los medios de comunicación más eficaces que existen. Quien sabe hablar bien, con corrección y perfección demuestra su buena educación personal. Contar en una reunión con un buen conversador es un lujo tanto para el anfitrión como para los invitados. La conversación es un arte. Y como tal hay que saberlo apreciar y, si se puede, potenciar. En la comunicación verbal, aunque es importante lo que se dice, también es muy importante cómo se dice. Por eso tengamos en cuenta que a la hora de hablar es tan importante la “letra como la música”. Y aún es más importante cuando no está delante nuestro interlocutor (como es el caso del teléfono). Tal y como decíamos anteriormente hay que cuidar la vocalización, entonación y timbre siempre, pero mucho más cuando no tenemos delante a la persona /s pues estamos perdiendo algo tan fundamental como la comunicación no verbal, los gestos. Diferenciaremos de forma clara los dos tipos de comunicación hablada: cuando hay alguien delante (reuniones, conferencias, etc) y cuando no lo hay (teléfono, intervenciones en radio, etc). Las conversaciones no presenciales, muy de actualidad desde la aparición del teléfono, y de nuevo puestas en auge con la aparición de Internet, han hecho que se creen nuevos lenguajes, o formas de expresarse y que cuenten incluso con sus propias expresiones. Las palabras, en este tipo de conversaciones, cobran una gran importancia por dos razones fundamentales: no vemos a nuestro interlocutor, y en muchos casos, son de países distintos, por los que las palabras y ciertas expresiones, pueden tener significados distintos. Ser capaz de comunicarse efectivamente con otra gente requiere habilidades especiales entre las que destacamos las siguientes:
a) Comprender a la gente
Las personas no solo tienen todo tipo de formas y tamaños, sino también tienen diferentes personalidades. Las personas son individuos con tantas similitudes como diferencias. Para comunicarse más efectivamente, cada tipo de personalidad requiere un estilo diferente, usar su propio lenguaje, su gestualidad, su ritmo y entonación. Entonces ¿cómo averiguar cuál es la mejor forma de comunicarse con alguien? Dedíquele un poco de tiempo! No espere conocer a alguien en la calle y poder conversar íntimamente al minuto. Comprender un tema lleva tiempo - ya se trate de un tema académico o de otro ser humano.
b) Expresar su pensamiento y sentimientos de manera clara
Somos bombardeados con mensajes cada segundo del día, por eso, para competir con ese aluvión de "ruido" que cada persona afronta, su mensaje tiene que ser claro, sucinto y directo. Vale la pena tomarse el tiempo para planificar la comunicación, independientemente del método elegido para enviarla, para asegurarse que se toma la menor cantidad de tiempo, para expresar su idea de la forma más receptiva y simple posible.
c) Diga lo que piensa cuando sus necesidades no satisfechas
Decir lo que uno piensa para asegurar satisfacer sus necesidades es parte fundamental de una relación, ya sea comercial o personal. Hay seis formas diferentes de ser asertivo sin ser agresivo: ensayando su comportamiento previo a la comunicación; repitiendo su comunicación (la técnica del "disco rayado"); aplicando la técnica de la nebulosa; pidiendo feedback negativo; realizando un acuerdo tentativo con feedback negativo y promoviendo un compromiso factible. La asertividad es una herramienta de comunicación muy útil dependiendo del contexto, pero no es apropiada en todas las situaciones. Recuerde, el uso imprevisto de la asertividad puede ser percibido como una conducta agresiva por la otra parte.
d) Pedir feedback a los otros y a su vez darlo
Además de la técnica de la asertividad, dar y recibir feedback es una habilidad comunicacional clave que debe ser aprendida si desea tener la posibilidad de desarrollar relaciones de largo alcance. También recuerde que la sinceridad es un asunto subjetivo. Lo que usted puede encontrar desagradable en una persona puede ser igualmente deseable desde otro punto de vista.
e) Influenciar la forma de pensar y actuar de otras personas
Todos tenemos la posibilidad de influenciar la forma en que otros piensan y actúan. Ya sea que apliquemos (de un extremo al otro) los principios de persuasión de Cialdini o simplemente la violencia (verbal o física), todos los días tenemos la posibilidad de dar forma a los pensamientos o las acciones de la gente que nos rodea. Hay muchas formas de liderar o de delinear las conductas y las actitudes requeridas. Desde algo tan simple como sonreír y decir "Hola!" como forma de influir en el humor de la otra persona, hasta liderar con el ejemplo durante un intenso período de cambio. Recuerde que una postura conduce a una emoción, la que a su vez lleva a la acción.
f) Traer los conflictos a la luz y resolverlos
Para algunas personas el tratar con situaciones conflictivas no es algo 'natural'. Sus empleados pueden estar hospedando resentimientos secretos contra usted y, a menos, que usted descubra de qué se trata, de que traiga esos "oscuros secretos" a la luz del día, nunca podrá manejarlos con éxito. Requiere de un alto nivel de paciencia, no tomar directamente la defensiva, sino darle a la gente la oportunidad de expresar sus preocupaciones, desilusiones y enojo, cara a cara; le da una tremenda oportunidad de poner las cosas en su lugar o ayudarlos a ver cuando sus pensamientos o sentimientos están fuera de lugar.
g) Colaborar con otros en vez de hacer todo sola/o
Compartir la carga de trabajo puede ser una de las cosas más inteligente que haga. El apalancamiento es hacer uso de sus capacidades y habilidades y permitir que otros magnifiquen su potencial de trabajo. Los entrena para que hagan lo que usted hace y usted hace otra cosa. Un albañil puede poner un cierto número de ladrillos por hora, pero ese mismo albañil puede entrenar a 15 compañeros para poner ladrillos y de pronto esos 15 albañiles están construyendo una obra mientras el primero está consiguiendo más trabajo para todos. Mientras esos 15 trabajan construyendo la obra, el primero puede estar aprendiendo técnicas más avanzadas de construcción o estrategias de venta o habilidades de supervisión. La lección es simple: trate de hacerlo todo sola/o y pronto se encontrará sepultada de cosas para hacer; enséñele a otros y construirá una gran obra.
h) Hacer un cambio cuando la relación no es productiva
A veces es necesario alejarse. A veces necesita eliminar las cargas perjudiciales. Y a veces es necesario dar pasos drásticos para recuperar balance y momento. 'Hacer un cambio' puede a veces ser tan sencillo como cambiar el lugar de una reunión. A veces se trata de cambiar el horario de la reunión y, en vez de tenerla justo después de comer, pasarla para primera hora de la mañana siguiente, cuando es posible que esten las mentes frescas y despejadas. A veces puede significar tener que aumentar el nivel de asertividad para asegurar que lo que usted quiere decir sea recibido. A veces puede significar incluir a otros en la reunión para que la persona entienda las implicancias de sus actitudes y acciones. Y a veces implicará ayudarlos a encontrar un rol más significativo y satisfactorio fuera de su esfera de influencia.
i) Conclusión
La habilidad para tratar con los recursos humanos tiene que ver con sacar, en cada situación, lo mejor de los otros en vez de lo peor. Dominando estas ocho habilidades esenciales para tratar con la gente incrementará ostensiblemente las posibilidades de conseguir los mejores resultados de su interacción y desafíos empresariales. Cuando se combina la psicología del consumidor con un estilo de comunicación efectiva, se obtiene una combinación poderosa.
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