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jueves, 14 de junio de 2012

ANÁLISIS DEL PUESTO


Nuestra necesidad se concreta en un puesto de trabajo que posee unas características y un conjunto de tareas que lo definen y encuadran. Para cada uno de los distintos puestos que constituyen la plantilla de la empresa debe efectuarse una descripción completa. 

— Esta descripción debe: 

— Identificar el puesto de trabajo

. — Definirlo, indicando lo que se consigue con él.

 — Describirlo, indicando las funciones y actividades que lo componen. 

La materialización de la descripción o análisis del puesto es la ficha de descripción del puesto de trabajo que está constituida por una serie de apartados: 

— Denominación del puesto: se suele respetar, en términos generales, la indicada por los propios encuestados, excepto en aquellos casos, como por ejemplo los operadores informáticos, en los que la terminología del mercado nacional denomina de una forma habitualmente admitida con apelativos más concretos. En estos casos, que no suelen superar el 20% de los puestos analizados en una empresa, se emplea la denominación universalmente aceptada en el mercado. 

— Situación en el departamento, sección o servicio al que pertenecerá dentro del organigrama de la empresa. 

— Dependencia jerárquica directa: denominación de los cargos o puestos de la plantilla que tienen autoridad jerárquica o funcional sobre el ocupante del puesto analizado.

 — Éste es uno de los puntos en los que se produce una mayor variedad de respuesta, debido a la multiplicidad de organigramas de las distintas empresas. No existe homogeneidad, dándose el caso de que los puestos de igual denominación y funciones dependen de distinto jefe en dos organigramas diferentes.

 — Ubicación territorial del centro al que pertenece y concreta dentro del mismo. 

— Finalidad del puesto de trabajo: papel que desempeña dentro del proceso productivo de distribución y similares. 

— Descripción de tareas específicas: actividades que se realizan en el puesto, las de tipo cotidiano, periódico y ocasional, describiéndolas tanto en sus aspectos cualitativos como cuantitativos. Debe recogerse la frecuencia con que se realizan y el porcentaje de tiempo que el ocupante invierte en la realización de cada una. 

— Responsabilidad: sobre otros colaboradores, equipo de trabajo, tareas que ella conlleva, coordinación, distribución del trabajo, supervisión. 

— Ambiente de trabajo: características físicas. — Relaciones funcionales: contactos mantenidos habitualmente, y como consecuencia del trabajo desarrollado en el puesto, con personas u organismos internos o externos a la propia empresa. 

— Dedicaciones: horarios que precisa y tiene asignados, calendario laboral y vacaciones. 

— Disponibilidad: traslados y viajes.

 — Documentos que se manejan: descripción de la información escrita (memorias, informes, balances, actas...) que se reciben o que se generan en el puesto como consecuencia de las actividades del mismo. 

— Estilo de trabajo requerido o valoración cualitativa de las exigencias del puesto (rapidez, decisión, responsabilidades, versatilidad).

— Esfuerzo físico: posturas o posiciones que el ocupante del puesto adopta habitualmente en su trabajo, así como el nivel de esfuerzo. 

— Equipamiento: técnicas, equipos, herramientas en general, a utilizar en el desempeño de la tarea. 

— Concentración mental: analizada a través de la relación ritmo de trabajo-desarrollo de una conversación mientras se trabaja. Mide el grado de concentración necesaria para desarrollar habitualmente las tareas del puesto. 

— Condiciones ambientales: condiciones bajo las que se desarrolla el trabajo. 

— Riesgos: en este punto se describen los tipos de accidente, en cuanto a su gravedad, a que está expuesto el ocupante en el desarrollo de su trabajo, así como la posibilidad de los mismos al considerar los que, realmente, han ocurrido en el puesto. 

— Catalogación profesional: datos sobre su categoría profesional, nivel en el mercado, demanda. 

— Evolución profesional: previsiones sobre el desarrollo del puesto-formación, especialización-nuevas exigencias, cambios, expectativas de promoción ... 

— Sistema retributivo en el que se encuadrará, considerando no sólo el nivel económico que alcanzará sino también cómo lo conseguirá, en función del desempeño del puesto: retribuciones fijas, variables, incentivos, pluses, antigüedad, gratificaciones y otros. 

— Sistema de integración previsto: formación y adiestramiento inicial, inversión que precisará en medios y en personas que se ocupen de él, de su plan de acogida.

 — Sistema de supervisión y control que posibilite su seguimiento inicial, su orientación y corrección en caso necesario, así como el apoyo y motivación adecuados.

 — Criterios de evaluación, que permitirán valorar su adecuación en el desempeño de su trabajo, tanto a niveles técnicos como de adaptación e integración a las estructuras, normativas y equipo de la empresa. 

— Observaciones generales del puesto: en este punto se indican aquellos aspectos que el comité de análisis de puestos, creado al efecto, considera que son dignos de destacar y que suelen estar referidos, principalmente, a aspectos relacionados con el clima laboral de los ocupantes del puesto, bien por cuestiones salariales, por obsolescencia de equipos o por otras circunstancias del entorno. Es importante que las fichas de descripción de puestos de trabajo se sometan a la aprobación y firma de los responsables de los puestos analizados, y que se cuente con la participación y aceptación de la representación sindical. Del contenido de los cuestionarios y de las fichas de descripción se puede obtener el Manual de Funciones de Puesto, que viene a ser el conjunto de exigencias, deberes y derechos que tiene cada trabajador para ocupar dicho puesto. 

1) Etapas del análisis del puesto de trabajo 

Como ya hemos visto, las diferencias existentes entre los diferentes puestos de trabajo son estudiadas por el análisis de tareas, método que conlleva la recogida, estudio y la ordenación de la información que existe respecto a un trabajo determinado. Para llevar a cabo el análisis de trabajo en una empresa, se deberán cubrir las etapas siguientes: 

a) Tipo de información a recoger. 

b) Determinación de las técnicas a emplear para la recogida de datos.

 c) Elección del personal que ha de efectuar el análisis. 

d) Elección del personal que ha de suministrar los datos. 

a) Tipo de información a recoger 

Aunque el procedimiento general de análisis es el mismo, deben introducirse algunas diferencias de acuerdo con el objetivo que se persigue, ya que los datos que se buscan son distintos según la aplicación que se vaya a dar al análisis. Si dicho análisis de trabajo se realiza con fines de selección de personal, como es el caso que nos ocupa, se han de utilizar unidades descriptivas amplias, sin atender en exceso a su continuidad en el tiempo, ya que el propósito es registrar única y exclusivamente lo que se hace. Por el contrario, si el análisis de trabajo se lleva a cabo para estudiar tiempos o para mejorar los métodos, habrá de utilizarse unidades descriptivas lo más pequeñas posibles, atendiendo a cómo se suceden unas a otras en el tiempo. 

b) Determinación de las técnicas a emplear para la recogida de datos

 Se utilizan tres tipos de técnicas, aunque, en la práctica, ninguna de ellas se emplea de modo exclusivo, sino conjuntamente (sistema mixto): 

a) Observación directa 

El analista observa la tarea durante un período de tiempo determinado y toma nota de todos los datos necesarios para la descripción del puesto.

 b) Cuestionario

 Los analistas redactan un cuestionario adaptado a los datos que deseen obtener, distribuyéndolos entre los trabajadores para que los rellenen y devuelvan. Los cuestionarios han de ser cumplimentados por el titular del puesto, bien aisladamente o con la ayuda del especialista, y, posteriormente, ser revisados por el jefe o mando directo, por el comité de análisis y descripción de puestos y, finalmente, ser conformados por el titular. Uno de los cuestionarios más estructurados de análisis de los puestos que puede ser utilizado para la evaluación sistemática de las características de puestos o empleo de muy diversos tipos es el Position Analysis Questionnaire (PAQ). El cuestionario se divide en seis partes principales, incluyendo, cada una de ellas, un número variable de elementos. 

c) Entrevista 

El analista realiza entrevistas con los trabajadores cuyo puesto desea analizar, al mismo tiempo que con los mandos de éstos, tanto individualmente como en pequeños grupos. Por lo que respecta a los problemas que el análisis de tareas puede plantear, hay que hacer notar que si, previamente al mismo, el trabajador no ha sido debidamente informado sobre lo que se pretende hacer, cómo se pretende hacer y para qué se pretende hacer, ofrecerá una resistencia más o menos abierta a que el análisis se lleve a cabo. 

c) Elección del personal que ha de efectuar el análisis

 Las personas encargadas de llevar a cabo el análisis del puesto de trabajo deberán recibir un adiestramiento previo como analistas, de forma que conozcan las técnicas y procedimientos comúnmente utilizados. Hay que tener en cuenta que las personas especializadas en llevar a cabo un análisis de tareas tienen un mayor dominio de la técnica, pero poseen un menor conocimiento de las particularidades de la empresa. Por otra parte, el personal de la empresa, que sí conoce dichas peculiaridades, deberá pasar por una formación adecuada para llevar a cabo el análisis. Un analista necesitará, por término medio, un día para obtener, por observación y entrevista, la información necesaria referida a un puesto de trabajo. Un analista experimentado puede cumplimentar al día unas cinco fichas-estudio si la información de base que se le facilita es adecuada y precisa.

 d) Elección del personal que ha de suministrar los datos

 Dicha elección dependerá, en primer lugar, de los trabajos que vayan a analizarse y, en segundo lugar, de la fuente que se considere más adecuada para obtener esos datos, que pueden ser los trabajadores, sus mandos, o ambos a la vez. 

2) Registro de resultados 

Los resultados obtenidos del análisis de puestos de trabajo pueden registrarse de formas diferentes y variadas, pero, a efectos de selección de personal, las más utilizadas son los profesiogramas, las monografías profesionales y los catálogos de profesiones. 

a) Los profesiogramas: se presentan normalmente en forma de ficha simple, donde se detallan las características fisiológicas y psicológicas del puesto de trabajo, así como las exigencias de formación. 

b) Las monografías profesionales: son estudios más completos que el profesiograma, que contienen, además de la descripción y especificación del puesto de trabajo, otra serie de datos como las relaciones con otros puestos de trabajo, perspectivas económicas, demanda del mercado de trabajo, oportunidades de ascenso y promoción ... 

c) Los catálogos profesionales: son colecciones de descripciones de trabajos que contienen la mayor cantidad posible de profesiones de un país, identificadas por títulos estándares y clasificadas por grupos de trabajo similares. La publicación que tiene más interés es la «Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones», editada por la OIT, que recoge más de 1.300 ocupaciones, divididas en 10 grupos, más otro grupo sin número clave para las fuerzas armadas: Grupo 0: trabajadores profesionales, técnicos y similares. Grupo 1: administradores, gerentes y directores. Grupo 2: empleados de oficina. Grupo 3: vendedores. Grupo 4: agricultores, pescadores, cazadores, trabajadores forestales y similares. Grupo 5: mineros, canteros y similares. Grupo 6: trabajadores de transportes y comunicaciones. Grupos 7 y 8: artesanos y trabajadores ocupados en los diferentes procesos de producción; peones no clasificados en otros epígrafes. Grupo 9: trabajadores de los servicios, deportes y diversiones. Grupo 10: trabajadores que no pueden ser clasificados según la ocupación, trabajadores en busca de su primer empleo, trabajadores que han declarado ocupaciones no identificables o mal descritas. Sin número clave: miembros de las fuerzas armadas. Estos grandes grupos están divididos en 73 subgrupos, divididos a su vez en 201 grupos unitarios que, finalmente, dan lugar a 1.345 ocupaciones diferentes. La información obtenida del análisis de necesidades nos permitirá deducir las exigencias y requisitos de la persona que debe cubrir esa necesidad desempeñando el puesto. Al describir de forma gráfica estas características, tanto cualitativas como cuantitativas, estamos diseñando el perfil del candidato idóneo o «profesiograma». En dicho perfil habrán de considerarse todas aquellas variables de la persona que puedan incidir en su adecuación a las necesidades existentes y definir el nivel o intervalos de nivel, preferencias o valoraciones óptimos. 

Su guión podría ser: 

— Datos personales: edad, sexo, estado civil, etc. 

— Características familiares: procedencia, recursos, status y otros. 

— Requisitos físicos: aspecto, salud, reflejos, habilidades, impedimentos que invalidarán su candidatura. 

— Características intelectuales: tipo de inteligencia, nivel, productividad, agilidad mental y similares. 

— Requisitos aptitudinales: valorando aquellas aptitudes que deben ponerse en juego en el puesto de trabajo: verbales, matemáticas, espaciales, mecánicas, memoria, comprensión u otras. 

— Requerimientos de instrucción y conocimiento: a nivel académico o de formación profesional, especialidades, técnicas, cursillos. 

— Requisitos profesionales: cantidad y tipo de experiencia necesarios, en qué tipo de empresas y puestos, con qué niveles, categorías y funciones. 

— Aspectos motivacionales: por su situación profesional, económica, personal, familiar, expectativas, ambiciones, e intereses. 

— Rasgos psicológicos: personalidad, carácter, temperamento y similares. 

— Características vivenciales o preferencias sobre estilo de vida, tipo y ámbito de relaciones, ocio, aficiones, etc. 

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