ANÁLISIS DE NECESIDADES

Todo proceso de selección debe partir de la planificación de Recursos Humanos, definida como la determinación de la estructura necesaria para alcanzar los objetivos. Esta previsión de las necesidades de Recursos Humanos está ligada a los programas de descripción de puestos, inventarios de potencial, planes de sucesión, expansión o reducción de las actividades de la empresa, ya que todo ello nos da la tónica para determinar tanto la necesidad de reclutamiento y selección como de las fuentes en donde buscar esos Recursos Humanos. Es necesario, por tanto, determinar con claridad y de forma pormenorizada qué necesitamos y cómo es lo que necesitamos. Sin este patrón inicial, difícilmente sabremos dónde y cómo buscar candidatos, ni podremos discriminar en qué medida reúnen los requisitos que precisa el puesto de trabajo. Estos análisis procuran la guía y orientación necesarias para afrontar con criterios claramente definidos el resto de las etapas de selección. Su necesidad e importancia no se refieren sólo a la selección de personal, sino a cualquier otra acción que la empresa desee llevar a cabo en materia de Recursos Humanos: promoción, rotación, retribución, formación. Normalmente, en las empresas se viene preparando, al final de cada ejercicio, dentro del presupuesto para el período anual siguiente, un estudio de sus necesidades en Recursos Humanos. Realizar este estudio, señalando tanto el nivel de los puestos como la fecha de su posible cobertura, es extremadamente útil y básico dentro de una política de empresa correcta, para posteriormente seguir un adecuado programa de reclutamiento. 

Una vez fijado el programa anual y ante un caso de necesidad concreta de cobertura de una vacante, deberá solicitarse al servicio correspondiente de la empresa (Dirección de Personal, Servicio de Selección), describiendo el puesto a cubrir y dando una idea del perfil del candidato idóneo. Es básico que tanto el puesto como el perfil del individuo queden lo más definidos posible. En la página siguiente se muestra un modelo de esta solicitud o requerimiento previo, en el cual debe constar expresamente una serie de datos necesarios para que el servicio de selección pueda identificar qué tipo de persona es la idónea (solicitante, número de plazas a cubrir, denominación del puesto, código de puesto según análisis de tareas, salario que se pretende satisfacer, funciones a realizar con carácter inme diato y en un futuro próximo para valorar así el valor potencial, títulos y conocimientos exigidos, edad, sexo y, sobre todo, las características personales y cualidades exigidas al candidato). Evidentemente, esto es importante. Para un puesto de montaje se podrá requerir una correcta visión, sentido del equilibrio, coordinación visomotora, aptitudes mecánicas, sentido práctico, rapidez de ejecución, sentido de la improvisación, inteligencia ...; para un administrativo, coordinación de las dos manos, habilidad para la gramática, atención a detalles, capacidad de concentración y de soportar en la monotonía, razonamiento numérico, buena expresión oral y escrita, honradez, constancia, buen aspecto personal ...; para un puesto de dirección, atenderíamos preferentemente a la personalidad, madurez de criterio, estabilidad emocional, dominación, sociabilidad, razonamiento verbal, razonamiento abstracto, inteligencia, iniciativa, dotes persuasivas, habilidad política ... La utilización de esta lista descriptiva de características puede representar una valiosa ayuda para luchar con una serie de prejuicios y preferencias de todos los jefes y directivos, ya que siempre existen diferencias de criterios y preferencias sobre los candidatos idóneos en los distintos departamentos en función, muchas veces, de la personalidad y criterios subjetivos de los jefes de las distintas áreas. Dicha «solicitud previa» debe ser fechada y firmada, indicándose el plazo límite para la cobertura de la vacante y, desde luego, deberá siempre ser autorizada por la Dirección General. 

Por otro lado, también diremos que aquí es donde la Dirección General debe efectuar el control de los Recursos Humanos que van a integrar la empresa, evitando despilfarros y excesos (pensemos que un 10% de plantilla de exceso puede significar el no tener beneficios), y no en los contratos de trabajo donde la gran mayoría se arrogan en exclusiva su firma. Según las empresas, estas normas pueden ser variadas flexiblemente. Por ejemplo, las empresas de instalaciones necesitan contratar personal eventual en las obras, situadas muchas veces en localidades distantes. En estos casos se puede dispensar de esta formalidad, indicándose el número de ellos -y también muchas veces a posteriori, cuando ya han sido contratados- por el Jefe de Obra. Con todos los datos y características de candidato óptimo se suele preparar el «perfil » de la persona adecuada para aquel puesto, el cual sirve de modelo para sobre él trasladar los perfiles de los candidatos elegidos y así tener gráficamente una base de comparación descriptiva.